Commune d’Amersfoort: encore une réussite Lean Six Sigma

Quand il s’agit d’améliorer les processus, les organisations sont toujours partantes. Cette image me semble avoir tendance à se perdre. L’entreprise pour laquelle vous travaillez est, elle aussi, très certainement placée sous le signe du changement. Vous sentez-vous concerné par cette obligation d’améliorer l’orientation client et d’économiser sur les coûts ? Si c’est le cas, Lean Six Sigma peut être l’instrument qu’il vous faut.

Dans Blendle, je rencontre de plus en plus d’articles consacrés à Lean Six Sigma et aux économies sur les coûts. Les organisations qui enregistrent des réussites avec Lean Six Sigma savent que les économies sur les coûts ne doivent jamais être un but en soi. Le seul but est d’apprendre à améliorer la qualité des processus. Une conséquence logique qui en découle est toutefois que cette amélioration va souvent de pair avec des économies sur les coûts. En qualité de Master Black Belt chez The Lean Six Sigma Company je m’occupe de cela tous les jours. Mon objectif est de vous donner des leviers pour que vous puissiez engranger des résultats réels. La commune d’Amersfoort a participé à cette expérience pendant six ans.

En commençant modestement avec le trajet learning by doing jusqu’à arriver à des résultats plus importants

Fin 2009, la commune d’Amersfoort a choisi de travailler avec The Lean Six Sigma Company en raison de la valeur des certificats que nous délivrons. À cette époque, elle nous a demandé notre aide pour augmenter l’efficience de ses processus. Mon conseil à la commune d’Amersfoort a été de commencer modestement pour permettre à la méthode montrer ce dont elle était capable. Aujourd’hui, après un trajet learning by doing, la méthode Lean Six Sigma y est bien ancrée. Entre-temps, la commune a déjà parcouru environ 50 trajets d’améliorations dans différents services et au niveau de différentes équipes. Cet été, Anne Brandse, Senior Projectmanager à la commune d’Amersfoort a terminé avec fruit chez nous sa formation de Black Belt. Je suis fier des magnifiques résultats qu’elle a obtenus en appliquant la méthode Lean Six Sigma. Son trajet d’amélioration concernait le traitement des demandes d’abattage.

Raccourcissement du délai d’obtention des autorisations d’abattage

La commune d’Amersfoort traite environ 500 demandes d’abattage par an. Elles sont introduites par la commune elle-même, par des particuliers et par des tiers. Le traitement de toutes ces autorisations pouvait être amélioré et Anne a donc lancé un projet Lean Six Sigma. Son but ? Raccourcir le délai de traitement des demandes et aboutir à un processus unique. En mettant sur pied une équipe d’amélioration qui comprenait des représentants des différents rôles, elle a réussi à fortement raccourcir le délai de traitement des demandes d’abattage. “Avant le trajet, 24% des demandes d’abattage en moyenne étaient traitées dans un délai de trois semaines. En quelques mois, ce pourcentage est passé à 86% ! La commune a aussi réussi à économiser 15.000 euros. Mais il y a encore beaucoup plus important que l’argent : les citoyens et les demandeurs l’ont remarqué !” dit Anne Brandse.

Des collaborateurs motivés par la force de la collaboration

Anne poursuit : “La formation Black Belt que j’ai suivie chez The Lean Six Sigma Company m’a à la fois permis d’avancer sur le plan personnel et de faire avancer l’ensemble de l’organisation. Et parce que les collaborateurs se sont impliqués dans le processus, ils ont aussi appris à se montrer plus tolérants à l’égard du travail des autres. Aujourd’hui, ils travaillent en tenant mieux compte de ce qui se passe aussi en dehors de leur propre équipe. La mise en place rapide et efficace de solutions est génératrice d’une grande énergie. La majorité des chefs de service sont aussi enthousiastes parce qu’ils peuvent constater par eux-mêmes que cela marche et que les résultats sont au rendez-vous. À de nombreux endroits, nous passons maintenant du trajet d’amélioration à l’‘amélioration continue’.” La commune d’Amersfoort a aussi l’intention de mettre sur pied d’autres nouveaux projets de ce type. Et, Anne consacre une grande partie de son temps à des projets d’amélioration, car ils sont synonymes d’une véritable valeur ajoutée pour la commune d’Amersfoort.

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