Un problème sans solution est un problème MAL POSE !

Un problème bien posé est un problème à moitié résolu ! 

Pourquoi un projet peut Echouer ?

Plusieurs projets, finissent par échouer, à cause d’un problème mal défini, ou une problématique mal exposée. Qu’est en-t-il de la meilleure façon de définir le problème dans un projet d’amélioration ?

Méthodologie basée sur des données factuelles :

QQOQCCP ((Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi), est l’outil qui permet de bien définir le problème de façon à lister tous les éléments nécessaires, qui devront être demandées de manière interrogative à chaque projet !

Il faut répondre à ces questions avec des données factuelles, précises et mesurables, afin de garantir une bonne continuité de projet.

Quoi ? : c’est le « business case » de projet, dans Ce « Quoi », il faut décrire le problème, de façon à poser la question ‘ de quoi s’agit-il ‘ ?

Il faut qu’à l’issu de cette question, nous justifions pourquoi nous faisons ce projet.

Qui ? : cette question peut nous orienter vers les ressources personnelles.

Et a comme finalité de définir les parties prenantes « stakeholders », l’équipe de projet, les intervenants externes et internes, le sponsor…

Il faut poser les questions : ça concerne qui ? qui a détecté ? et ça impacte qui ?

Où ? : c’est la détermination des lieux, là où s’exécute le processus en question, et là ou s’est déroulé le problème. On pose la question : ou ça se passe dans l’atelier ? dans quel poste ? sur quelle machine ?

Il faut être précis dans la description des lieux, il est recommandé d’utiliser des documents comme le « lay-out », plan de machine…

Quand ? :  La définition du moment, est très importante lors d’exposition d’un problème. Aussi nous pouvons déterminer à quelle fréquence le problème se manifeste et à quelle durée. Cela permet de bien orienter l’analyse ultérieurement. Les réponses devront être précise et courte. Par exemple :

La panne a eu lieu, mardi à 15h et a duré 40 minutes, et le problème est survenu 2 fois cette semaine.

Comment ? :  Nous mettons le doigt sur la manière dont les choses sont manifestées. Comment cela a été détecté ?  Dans quelles circonstances ?

Cette question met l’accent sur les méthodes et les procédures de travail.

Combien ? : l’accent est mis sur l’impact financier en premier lieu. Par exemple : combien la fermeture de l’usine nous a couté ? combien de médecins urgentistes a-t ’on besoin dans le service ?

Pourquoi ? : cette question va nous donner un « overview » sur les éléments déclencheurs de la problématique, sans détaillé les analyses. Nous devrons avoir un aperçu, pourquoi nous sommes face à cette situation ? pour quelle raison ?

A l’aide de l’outil QQOQCCP, nous pouvons avoir des réponses exactes, précises et factuelles lors de l’exposition de la problématique, ce qui facilite la compréhension de la problématique et d’agir en conséquence.

Bien employée, cette méthode assure de ne rien omettre d’essentiel ou d’important ; Vous pouvez imaginer les risques résultant d’un énoncé de problème mal écrit ?

Je vous invite à tester cette technique lors de la définition de vos projets d’amélioration, vous allez constater que son application facilitera vos réflexions, tout en clarifiant le projet et la problématique à traiter aux yeux de tous les membres du projet Lean Six Sigma.

Vous aussi, vous avez l’impression que vos problèmes pourraient être plus claires, mais vous ne savez pas par où commencer ?  Vous êtes également curieux de découvrir comment utiliser l’outil QQOQCCP dans la démarche Lean Six Sigma ? N’hésitez pas à demander notre guide des formations ou à participer à notre prochaine session de formations Green Belt Lean Six Sigma ,partout en Afrique, nous serons à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.