Avec Lean Six Sigma regardez côté soleil

Notre élève a relevé le défi qui se posait chez un gros fournisseur d’énergie. Le temps de traitement des factures correctives pour les panneaux solaires est trop élevé. L’objectif était donc de réduire le temps de traitement de 34 à 27 jours ouvrables. En appliquant les bons outils et les bonnes techniques le résultat final a été atteint ! Le délai de traitement a même été raccourci à 10 jours. C’est avec plaisir que nous allons vous expliquer comment. Lean Six Sigma propose pour cela de bons leviers. Augmenter le rythme

Notre élève raconte : ,,les clients qui ont des panneaux solaires réinjectent de l’énergie dans le réseau. Cette énergie doit être calculée et apparaître sur la facture finale. Hélas, dans la pratique, ça ne fonctionnait souvent pas bien. Et cela pour différentes causes : problèmes avec le système, manque de connaissances des collaborateurs ou arriéré des gestionnaires de réseau. Face à ces problèmes, c’est le service Duurzaam Advies qui entre en jeu. Nous traitons les demandes des clients et demandons les factures correctives. Le délai de traitement d’une facture corrective est de 34 jours ouvrables. Plus nous allons vite, plus les clients sont satisfaits. Il y avait donc du pain sur la planche !” Les développements au sein du projet  Elle poursuit : ,,Pour mener à bien ce projet, j’ai travaillé avec les étapes DMAIC. DMAIC signifie Define, Measure, Analyze, Improve et Control. C’est le processus d’amélioration continue de Six Sigma. Utiliser les statistiques permet de prendre des décisions basées sur les faits et pas sur l’intuition ou l’instinct. Mes résultats ont été régulièrement soumis à mon Sponsor et Champion. L’équipe de projet se composait, outre de collègues, également d’un chef d’équipe. Les participants de l’équipe de projet étaient tous impliqués dans les corrections de rachat. Un collègue expert système nous a aussi soutenus dans l’obtention des données exactes. J’ai régulièrement organisé des sessions avec l’équipe. Au cours de ces sessions, nous discutions des processus, nous faisions du value stream mapping et nous avons aussi fait une fishbone analyse. En outre, nous avons aussi rempli une effort matrix. Et enfin, nous avons bien sûr harmonisé le nouveau processus et la méthode de travail.”

Un des plus grands enseignements que j’ai tirés de ce projet ? Il faut toujours veiller à régulièrement se concerter avec les bons collègues. Lancer le dialogue, poser les bonnes questions et parcourir le processus. C’est comme ça qu’on engrange le plus de bénéfices : un beau résultat et une belle collaboration !

Les principaux résultats 

• Le processus présentait un goulet d’étranglement et comportait plusieurs gaspillages.
• Importance de faire prendre conscience du problème au service qui constituait le goulet d’étranglement.
• Conclure des arrangements clairs au niveau du travail.
• Éliminer le gaspillage a fait un monde de différence. En plus aussi du suivi des principaux KPI.

Résultat positif direct pour le client

• Le délai de traitement a baissé de 34 à 10 jours ouvrables.
• Forte réduction de l’écart type qui est passé de 20 à 2,5 jours.
• Réduction du pourcentage des cas traités avec du retard : de 79% à 0,8 %.

L’amélioration du résultat a été confirmée par une analyse mensuelle des délais de traitement. En outre, nous avons aussi organisé une concertation régulière sur le travail et une fonction de signalement du back-office & front-office en direction de différents intéressés. Plus d’informations Vous aussi vous voulez vous atteler à améliorer vos processus de manière structurée ? Une formation Lean Six Sigma peut vous y aider. N’hésitez pas à nous contacter au 03 808 32 78 ou à consultez notre site web pour de plus amples informations. Sur le site web, vous pouvez aussi chatter en direct avec nous et nous poser vos questions.